APMP helpt je vooruit in je professie

“Heb je de compliance matrix al gemaakt?” vraag ik aan de proposal manager van een grote aanbieding. Dat is gelukkig het geval. De schrijvers zijn een heel eind onderweg en de red team review is al gepland. Maar de compliance matrix is nog niet gereed. Hoewel er vaak direct mee begonnen wordt om ook het proposal ontwerp te ondersteunen, wordt er vaak nog lang aan gewerkt om de referenties naar de offerte teksten goed te krijgen. Regelmatig komen er daarbij toch nog weer vragen over de antwoorden of blijken er inconsistenties in te zitten. Zo ook hier.

Compliance op evaluatiecriteria

Maar de proposal manager zit nog met een ander probleem. Naast de compliancy zijn er ook evaluatiecriteria gegeven. Aan het eind van de aanvraag staat: Geef ook aan wat de compliance is op de volgende evaluatiecriteria:

  • 25%: compliancy op de eisen
  • 20%: robuustheid van uw projectplan
  • Etc.

Over de eerste is nog wel te schrijven hoe compliant je bent op de (technische) eisen. Maar hoe compliant ben je op “robuustheid van de planning”?

Denk als de offerte evaluator

We filosoferen wat en uiteindelijk bedenk ik: Stel jìj bent de evaluator. Je krijgt de aanvraag in je handen geduwd en je moet de aanbieding scoren. Wat doe je dan? Je zoekt naar de antwoorden! De antwoorden op de technische en management eisen uit de aanvraag zijn snel gevonden want er is een compliance matrix die bovendien ook aangeeft waar de antwoorden beschreven zijn: het is ook responsmatrix. Dat maakt het leven gemakkelijker. Maar dan staat er ook ergens een evaluatie criterium over de robuustheid van de planning…

Als evaluator hoop je nu een verhaal te vinden waarin uitgelegd staat waarom dit projectplan robuust is. Dus ik vraag de proposal manager: waar kan ik lezen dat je projectplan robuust is?

Nou daar had niemand aan gedacht natuurlijk. Alle lengtes, breedtes, frequenties en ruisniveaus zijn in detail gespecificeerd en er is een planning gemaakt die haalbaar is. Maar niemand heeft een uitleg te gegeven waarom dit een robuust plan is.

Neem de evaluatiecriteria mee in je ontwerp

Terugkijkend had dit al in het offerteontwerp meegenomen kunnen worden. We beantwoorden alle eisen maar hebben de evaluatiecriteria niet meegenomen in ons ontwerp.

Gelukkig kwamen we er op tijd achter.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Blogstatistieken
  • 2.853 hits
Archief