APMP helpt je vooruit in je professie

Het is waarschijnlijk jou ook wel eens overkomen. Je krijgt je offerteteksten terug en de schrikt slaat je om het hart: er is geen enkele eenheid in te bekennen. Sommige teksten spreken over “wij” en andere noemen de firmanaam; de ene tekst heeft het over “Systeem” en een andere over een “Subsysteem”. De plaatjes hebben de gekste kleuren… Zou het niet geweldig zijn als je dit kunt voorkomen? Jawel: het is tijd voor een style guide!

Wat is een style guide?

Grote organisaties gebruiken allemaal een style guide (of stijlgids): Philips, Cordaid, De Volkskrant,… Een style guide geeft de huisregels voor het maken van presentaties, brochures, websites en: offertes. De gids wordt door de schrijvers en de eindredactie gebruikt om eenheid en consistentie in de gepubliceerde teksten te krijgen. En dat is niet alleen voor grote organisaties interessant.

Twee soorten style guides

Voor offertes hebben we het vaak over 2 soorten style guides. De eerste richt zich op het uiterlijk van je document en de teksten erin. Veelal is er een huisstijl en voor offertes is deze meestal vastgelegd in de te gebruiken templates van Word, PowerPoint of welk gereedschap je ook gebruikt:

  • De lettertypes voor koppen van teksten, standaard teksten en bijschriften liggen hierin vast, evenals het kleurgebruik ervan
  • Hoe zien tabellen eruit en wat zijn de standaard kleuren voor illustraties
  • Welke middelen heb je om accenten in je tekst aan te brengen: call out, quote, text box,…
  • Ook de volgorde van onderdelen als Inhoudsopgave, Lijst van Figuren en Lijst van Tabellen staat vast.

Normaal gesproken zijn deze templates offerte-onafhankelijk. Als je auteurs zich hier aan houden, heb je de eerste stap naar uniformiteit gezet!

Een goede documentstijl van een offerte zorgt voor de juiste hoeveelheid nadruk op de berichten die worden overgebracht, niet te veel en niet te weinig

De tweede soort style guide richt zich op de inhoud van de offerte en de inhoud van de teksten. Deze bevat o.a. afspraken voor:

  • Opbouw van de offerte in Volumes, Secties, Hoofdstukken of welke hiërarchie ook je wilt (of moet!) aanbrengen als proposal manager
  • Naamgeving van voorgaande onderdelen
  • Welke tekst komt er in de pagina kop- en voetteksten?
  • Welk afkortingen worden gebruikt
  • Aanspreekvorm: u of jij
  • Voor je bedrijf: gebruik je “wij” of gebruik je de derde persoonsvorm
  • Hoe schrijf je de naam van de klant en van je eigen bedrijf: 1 hoofdletter, geheel in hoofdletters, afgekort? Hoe afgekort?
  • Heeft de leveromvang een naam en uit welke onderdelen bestaat deze? Maak zo nodig een hiërarchische lijst hiervoor
  • Heeft het document een classificatie, bijvoorbeeld “Openbaar” of “Vertrouwelijk”? Zo ja: welke?
  • Hoe worden CV’s van werknemers weergegeven en wat wordt erin opgenomen?
  • Welke woorden mogen niet gebruikt worden (denk ook aan: misschien, alles, nooit,…)
  • Hoe zien opsommingen eruit: genummerd, niet genummerd, hoe genummerd,…
  • Als je in het Engels schrijft: is dit UK of US Engels?

Zo zie je: er zijn genoeg onderwerpen om deze even duidelijk vast te leggen voor alle offerte medewerkers.

De genoemde onderwerpen zijn recht-toe-recht-aan. Lastiger wordt het als je ook een uniforme “tone of voice” wilt bereiken. Letterlijk: de stem van de organisatie. Een tone of voice kan formeel zijn of juist informeel, serieus of juist luchtig, direct of indirect, commercieel of informatief, technisch of populair. De tone of voice van Coolblue is echt anders dan die van een advocatenkantoor! Een consequente tone of voice maakt je bedrijf herkenbaar en is medebepalend voor het imago. Als je een tone of voice wilt implementeren in je offertes, ga dan eens praten met je marketing afdeling. Grote kans dat zij hier ook aan werken.

Je eigen style guide

Mijn advies: zorg dat er een style guide komt. Dit maakt voor iedereen het schrijven gemakkelijker. Voor de schrijvers is het  niet meer nodig om over een aantal zaken na te denken en hierover te beslissen.  De reviewers weten wat de regels zijn. De desktop publishers weten waar het documentnummer en revisie moet komen en wat de classificatie moet worden. Je kunt, als je wilt, nog verwijzen naar een externe style guide. Zeker als je het over niet-Nederlandse offertes hebt. Een goede spelling en stijlgids zijn dan onontbeerlijk. Verwijs er naar; het is niet nodig “The Economist Style Guide” over te schrijven!

Je style guide moet een toegankelijk document worden en iedereen moet er één hebben of gemakkelijk weten te vinden. Gebruik je een wiki op je computer netwerk? Dan kan dat een prima plek ervoor zijn. Is hij af te drukken op een A3 of een A2: hang hem aan de muur!

Als je er eenmaal één hebt dan kan iedere bid of proposal manager hem gebruiken en aanpassen aan zijn eigen offerte. Ook de vervolg offertes voor dezelfde klant hebben dan weer dezelfde basis.

Ik heb net een style guide gemaakt. Gewoon in Word; een document van 10 kantjes.

Heb jij er al één gemaakt?

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Blogstatistieken
  • 2.574 hits
Archief