APMP helpt je vooruit in je professie

“Kun je een generiek offerte plan maken?” De directeur Marketing & Sales stelt de vraag nadat we met een aantal Sales en Bid Managers overleg hebben gehad over aanstaande aanbiedingen. De directeur heeft er niet alle vertrouwen in dat deze grote aanbiedingen goed georganiseerd gaan worden.

Dat is ook niet verwonderlijk. Als groot bedrijf hebben we een stevig processysteem ingericht. Techniek, project management, risicobeheersing; aan alles is gedacht. Behalve het plannen, ontwikkelen en schrijven van de offerte. Daar is alleen een verzameling best practices voor. De medewerkers hebben wel cursussen gehad voor het schrijven van offertes, maar ook daar was het plannen van de offerte activiteiten wat onderbelicht.

Generiek 90 dagen plan

Dus ben ik een generiek 90 dagen plan aan het maken voor een grote offerte. Eerst natuurlijk de offerte leverdatum erin gezet. Dit is de stip op de horizon! Gebaseerd op planningsrichtlijnen voor een offerte heb ik de formele mijlpalen ingepland die we volgens ons processysteem moeten behalen. Dit zijn bijvoorbeeld:

  • Bid/no-bid review
  • Bid kick-off
  • Bid baseline review
  • Kosten review
  • Bid consistentie review (is alles aanwezig en consistent)
  • Prijs review
  • Management review voor levering.

Je ziet: er staat niets over offerteschrijven in! Daarna heb ik alle stappen opgesomd die gemaakt moeten worden gedurende het ontwikkelen, schrijven en reviewen van de offerte en ingepland of gecombineerd met de relevante mijlpalen. Exact inplannen kan natuurlijk niet omdat dit afhankelijk is van wat de klant wil zien en de omvang van de levering. Maar de stappen die gezet moeten worden kan ik wel opvoeren. Ook over de algemene tijdsindeling kan ik wat zeggen. Een richtlijn is:

  • 30% Strategie bepalen
  • 30% Offerte ontwerpen
  • 30% Schrijven
  • 10% Reviewen en corrigeren.

Te weinig tijd om te schrijven?

Nu denkt iedereen: maar dat is veel te weinig tijd om te schrijven! Dat lijkt maar zo, omdat je in je offerte ontwerp al bedacht hebt wàt je schrijft en wat de graphics moeten gaan worden. Het actuele schrijven wordt daarmee het uitwerken/detailleren van het ontwerp; je begint niet met een leeg scherm!

Nòg meer tijdswinst is te behalen door te zorgen dat, vóór ontvangst van de klantaanvraag,  de capture fase succesvol verloopt. De hot buttons zijn met de klant besproken, de concurrentieanalyse gedaan, de leveromvang ligt grotendeels vast, de aanbiedingsstrategie bepaald: dàt is pas tijdswinst!

Nu maar eens kijken of ze met deze generieke planning uit de voeten kunnen.

Heb jij een generieke planning klaarliggen voor het maken van je offertes?

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Blogstatistieken
  • 2.690 hits
Archief