APMP helpt je vooruit in je professie

Soms krijg je een knoop in je maag ervan! Je hebt van die aanbiedingen waar je met goede moed aan begint: je ziet voor je hoe alles volgens plan gaat verlopen. Hoe anders kan het gaan!

Hoe het begon

Ik ben net geland op Schiphol. De baas-van-mijn-baas belt op het moment dat ik mijn telefoon weer aanzet. Zal ik hem wegdrukken? Toch maar wel. Het vooruitzicht om in een vol vliegtuig een zakelijk gesprek te gaan voeren staat me niet aan. Even een SMS-je sturen dat ik net geland ben. Direct gaat de telefoon weer over. Baas is een aanhouder! Of ik kan bijspringen bij een offerte. Niet alleen coachen maar ook “met de poten in de modder”, zoals hij zegt. Natuurlijk zeg ik dit toe: het is altijd goed om zelf weer mee te doen in een aanbieding.

Ik neem contact op met de sales manager. De aanvraag was al 1,5 maand (!) eerder ontvangen. We hebben nog 6 weken om te antwoorden. Of ik eerst een workshop kan leiden om de offerte strategie te ontwikkelen, want dat is nog niet gedaan.  Ik bereid in recordtijd de workshop voor het offerteteam voor.

De uitkomst van de workshop is minder dan ik hoopte maar heeft wel voldoende “vlees op de botten”. Hiermee kunnen we verder. Hot buttons zijn gedefinieerd, er is voor 90% een leveromvang welke de problemen van de klant oplost, en we hebben een overzicht van de concurrentie en hoe wij ten opzichte van hen staan. We hebben nog 5 weken.

Dan wordt ik ziek.

Van de 5 weken die we hebben, ben ik er 2 van thuis. Wie neemt over? De sales manager en bid manager zitten tot hun oren in het werk. Collega Louis van marketing helpt ook mee om de offerte op te zetten. Hij heeft in een ver verleden aan offertes  gewerkt, maar is niet echt meer op de hoogte van de state-of-art. Louis moet zich alleen redden en doet zijn uiterste best.

De offertetrein rijdt…

Na 2 weken kom ik weer op het werk en zie dat de offerte-trein op de rails gezet is, en terecht. Er is een offerte lay-out gemaakt en schrijvers aan het werk gezet. Maar ik zie ook dat deze offerte-trein niet de goede route neemt. Er is geen offerte strategie verder ontwikkeld. De schrijvers zijn aan het werk zonder de broodnodige aanwijzingen. De Word en Powerpoint templates zijn niet volgens huisstijl. De inhoudsopgave van de offerte is niet bevroren. Ik krijg een knoop in mijn maag. Misschien onterecht, maar ik voel me toch verantwoordelijk.

Ik probeer één en ander in goede banen te leiden. We maken een detailplanning voor de komende weken. Bevriezen de inhoudsopgave. Leggen gemeenschappelijk termen vast. Passen de templates aan. Zorgen voor documentnummers. Geven richtlijnen aan de schrijvers.

De sales manager zal  de commerciële offerte en de management samenvatting schrijven, maar ze is veelvuldig bij de klant en komt maar niet aan schrijven toe. Ondertussen loopt de tijd loopt door. Louis maakt daarom alvast maar een opzetje voor de twee documenten. Ook andere schrijvers hebben moeite met starten en schuiven de taak voor zich uit. Dan voor hen ook maar een opzetje gemaakt. De reviews worden verschoven en uiteindelijk zitten we op de dag van leveren nog te schrijven en te reviewen. Gelukkig hoeft er geen papieren versie geleverd te worden. De deadline is om 23.59 uur die avond. Om 21.30 uur wordt er nog aan de management samenvatting geschreven. Uiteindelijk worden alle bestanden op tijd elektronisch overgedragen en krijgen we de ontvangstbevestiging.

De dagen erop is Louis niet aanwezig.

De eindbestemming

Ik kijk de documenten eens door. Op het eerste gezicht zien ze er goed uit. Kijk even langer en je ziet de schoonheidsfoutjes. Kijk nog langer en je ziet grotere fouten. Ga lezen en je mist delen van de offerte strategie. Gelukkig zijn er ook positieve punten! Ik zie dat een aantal subject matter experts mijn review commentaar goed verwerkt hebben. Samenvattingen gemaakt van hoofdstukken. Geen conclusie onder aan de pagina maar een benefit – feature combinatie boven aan de pagina. Onleesbare tekst in afbeeldingen zijn leesbaar gemaakt. Maar hoe anders had ik het me 6 weken geleden voorgesteld!

Wat heb ik ervan geleerd?

Ik wist het, maar het werd mee weer extra duidelijk: begin zo vroeg mogelijk! Al vóór het ontvangen van de aanvraag waren we op de hoogte ervan. De workshop had 1,5 maand eerder gehouden kunnen worden met als resultaat dat er meer tijd was voor het uitwerken van de offertestrategie en de offerte lay-out. Ziekte van een medewerker is niet te voorkomen maar kan desastreus worden als er al grote tijdsdruk is. Zorg dan voor adequate vervanging en schuif dit werk niet door naar al overbezette teamleden.  Maak ook zo vroeg mogelijk een detailplanning. Dit geeft overzicht voor iedereen en laat zien wat er opgevangen moeten worden als iemand er niet is.

Heb jij ook weleens met een knoop in je maag rondgelopen? Waardoor kwam dit? Durf het hier te delen!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Blogstatistieken
  • 2.853 hits
Archief