APMP helpt je vooruit in je professie

De kwaliteit van je offerte omvat  veel aspecten. Heb je een passende aanbieding, heb je de goede offerte strategie en hebben je schrijvers het goed verwoord. Heb je alle vragen van de klant wel beantwoord?  Hier een kort stappenplan om een kwalitatief goed offerteontwerp te maken.

Hulp bij het offerte ontwerp

Ik krijg een telefoontje van een collega uit Rome. Daar zit een deel van de Joint Venture waarvoor ik werk. Of ik kan helpen met het voorbereiden van een offerte.  Ik had al een voorwaarschuwing gehad tijdens het afgelopen Sales & Marketing seminar en was dus al iets voorbereid. Nu wordt er bij ons veel via telefoon conferentie en video conferentie zaken besproken, maar ik stel  toch voor om elkaar “live” te ontmoeten. Dat werkt toch directer en prettiger. Ik ga dus naar Rome voor 2 nachten zodat ik een volle dag bij hun kan zijn.

Geen ontwerp, geen kwaliteit

Vooraf hebben we een en ander voorbereid. Wat is het doel en waarom hebben ze mijn hulp nodig? Het blijkt vooral te gaan om met de sales manager en de bid manager door te spreken hoe de offerte te ontwerpen en hoe het  hele traject gepland wordt. Het blijkt dat toe nu toe iedereen “gewoon” aan het werk gaat. Dat roept vragen op natuurlijk. Is er geen outline, worden er geen aanwijzingen voor de schrijvers gegeven, is er geen strategie die meegenomen moet worden? Het antwoord is dat er eigenlijk nauwelijks van een ontwerp sprake is, laat staan van kwaliteit! Er worden wel peer reviews gehouden om de techniek zeker te stellen en er wordt een Red Team Review gehouden als laatste overkoepelende check.  Het blijkt ook dat er dan veel commentaar gegeven wordt en dat er daardoor veel tijd nodig is om al het commentaar te verwerken. Dat euvel heb je niet als je beter van te voren bedenkt hoe je offerte moet worden.

Een goed ontwerp is de basis voor kwaliteit

Mijn stelling is dat een goed ontworpen offerte er voor zorgt dat de schrijvers weten wat ze moeten schrijven; dat de graficus weet welke tekeningen er moeten komen en dat de reviewers weten waartegen ze moeten reviewen. Hierdoor gaat het schrijven sneller en is het reviewcommentaar ook aanmerkelijk minder. In andere woorden: neem de kwaliteit van je offerte mee in je ontwerp.

Neem de kwaliteit van je offerte mee in je ontwerp

Ik leg mijn collega’s uit dat het ontwerpproces de volgende stappen omvat:

  • Maak een outline zoals de klant die eist. Veelal kun je het outline tool in Word prima daarvoor gebruiken. Een Excel lijst of een mind map kunnen ook prima voldoen.
  • Noteer in elk hoofdstuk / subhoofdstuk welke vragen er beantwoord moeten worden uit de offerte aanvraag. Reserveer ruimte voor de beschrijving van je producten en diensten. Dit vormt de basis van je offerte.
  • Gebruik hierbij ook een compliance matrix: een overzicht van alle klanteisen uit de aanvraag met daaraan gekoppeld wat je aanbieding c.q. antwoord is en of hiermee de vraag voldoende beantwoord (compliant) is. Indien dit niet is: onderneem snel actie! Offerte aanpassen? Alternatief bieden? Zeggen dat je dit niet levert?
  • Wijs nu al je strategische elementen toe aan deze outline: hoe ga je de klant overtuigen?  Wat zijn je sterke en onderscheidende punten? Hoe wil je sterke punten van de concurrenten afzwakken? Ga je trade-off’s laten zien? Ghosting? Welke woorden van de klant wil je gebruiken? Welke quotes wil je gebruiken? Welke plaatjes moeten er komen? Hoeveel pagina’s mag dit hoofdstuk zijn? Voeg het allemaal toe aan je outline! Hoe meer aanwijzingen je geeft des te eenvoudiger (en sneller!) gaat het schrijven.
  • Een goed gewoonte is om dit met je schrijvers in te richten. Zij hebben vaak goede ideeën!
  • Schrijf samenvattingen/introducties voor de verschillende niveaus: boeken, secties, hoofdstukken. Of laat ze door de schrijvers als eerste schrijven. Zorg dat deze samenvattingen een sluitend verhaal vormen. Alles duidelijk als de lezer alleen de samenvattingen leest?
  • Zorg dat je outline robuust is:
    • Hij moet compliant zijn: voldoet hij aan de eisen van de klantaanvraag
    • Is hij compleet, uitputtend en zonder dubbelingen
    • Kun je de delen van de offerte aan één enkele schrijver toewijzen

Review het ontwerp vòòr het schrijven

Dit geheel moet je nu goed laten reviewen. Iedereen die met de klant omgaat: business development, marketing, sales manager, logistiek manager, project manager van een vorig project…. Een goed gebruik is om deze hele outline aan de muur te prikken voor overzicht en direct te kunnen inzoomen op details. Je hebt nu een blauwdruk van wat er komen gaat!

Plan het werk in en wijs eigenaars aan. Iedereen kan nu aan het werk. Tijdens de uitvoering laat je delen die gereed zijn ook aan de muur hangen zodat schrijvers van elkaar kunnen zien wat er geschreven is en iedereen (en jij!) kan zien hoe de offerte vordert.

Naast de (technisch) inhoudelijke reviews op het gebied van financiën, contract, uitvoering  en techniek kun je nu ook controleren of alle strategie is verwerkt en je de juiste berichten naar de klant gestuurd hebt. Iedere schrijver kan dit zelf afvinken en elke reviewer kan zien of je aanwijzingen gevolgd zijn.

Dit bedoel ik dus met kwaliteit meenemen tijdens je ontwerp. Zorg dat iedereen weet wat het resultaat moet zijn en controleer daarna of dit zo is. Geen Red Team Review meer waar aan het fundament van de aanbieding geschud wordt!

Think twice, write once. Then go home.  –  Carl Dickson

Een offerte ontwerp!

Voor mijn collega’s in Rome is mijn betoog als een “Aha Erlebnis”: zó ontwerp je dus een offerte! En je legt van tevoren vast wat de kwaliteitseisen zijn die je eraan stelt.

Hoe ontwerp jij je aanbieding? Heb je nog tips voor ons?

2 Responses to Kwaliteit in je offerteontwerp

  • Beste Jan Kees,

    Een mooi herkenbaar stuk. Wat ik aanvullend nog zou kunnen bedenken wordt getriggered door het “Aha Erlebnis”. Voor de meeste medewerkers is het meewerken aan een bid/tender iets dat ze erbij doen. Dat het een startpunt is voor het ‘beleg op de boterham’ in de (nabije) toekomst wordt niet altijd (h)erkend. Daarom is commitment van de stakeholders belangrijk (te verkrijgen in een opportunity assessment) en werkt het ook om het bid team te faciliteren in een aparte omgeving (ik noem het vaak een ‘war room’. Dit geeft enerzijds het belang aan van het winnen van het bid en laat ook fysiek zien dat er iets gaande is.
    Het kan ook inspirerend werken om met het bid team in een klantomgeving te gaan zitten om nog meer in de huid van de klant te kruipen.

    Een hartelijke groet,
    Roel Wollaert

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Blogstatistieken
  • 2.690 hits
Archief