APMP helpt je vooruit in je professie

De klantaanvraag komt met een week of twee binnen en het kernteam voor deze aanbieding is al druk bezig met het opzetten ervan. De samenwerking met een ander bedrijf wordt druk besproken en de leveromvang begint vorm te krijgen. De aanbiedingsstrategie is duidelijk en de outline van de offerte is bepaald. Hoe combineer je deze onderwerpen in een plan zodat je ze kunt presenteren en ze gereviewed kunnen worden voordat het schrijven begint?

Er zijn verschillende manieren cq. middelen om dit te doen, o.a.:

  • Storyboard
  • Spreadsheet
  • Mindmap
  • Proposal Development Worksheet (Shipley naam)
  • Offerte “under construction”
  • Mock-up.

Dit bericht is een vervolg op voorgaand artikel: In 3 stappen je win strategie in je offerte.

Storyboard

Dit is de klassieke manier van werken, overgenomen uit de filmindustrie. De “moeder” van alle methodes. Er wordt een verhaallijn opgezet waarin het visuele aspect de kern is. Plaatje met een praatje. Op (vaak) 1 pagina wordt een schets van het plaatje gemaakt met de essentie van de tekst. Voor een offerte is dit vaak niet voldoende en heb je meer ruimte nodig om aanwijzingen te geven aan je schrijvers: aandachtspunten qua beantwoorden van eisen, hot buttons en strategie uitingen. Daarom groeit de klassieke storyboard vaak uit tot een van de volgende methodes/middelen. Daarmee wordt ook soms de naam overgenomen: een storyboard in de vorm van een Excel tabel bijvoorbeeld.

Spreadsheet

Als je de offerte outline in een spreadsheet hebt gezet dan kun je heel eenvoudig kolommen toevoegen om allerlei aspecten van je offerte aan de secties en hoofstukken toe te voegen. Kolommen bevatten bijvoorbeeld:

Deze methode is minder grafisch dan storyboard. Wel een handig en overzichtelijk middel om te beslissen wèlke strategie onderdelen wáár terecht komen.

Mindmap

Je kunt je proposal outline ook heel goed in een mindmap opzetten. Dit werkt fijn als de proposal layout niet is voorgeschreven en je met behulp van brainstorming een nieuwe opzet wilt maken. Ik heb dit een keer meegemaakt, waarbij we uitvoerig hebben gediscussieerd over het “waarom” van verschillende onderdelen van het product. De hiërarchie is erg duidelijk en grafisch gepresenteerd. Op het laagste niveau kun je alles kwijt wat je verlangt in het betreffende deel van de oferte: titel, thema, beantwoording van de aanvraag, strategie etc. Onderlinge afhankelijkheden kun je aangeven. Foto’s en schetsen kunnen ook opgenomen worden.

Proposal Development Worksheet

Dit is een uitvoerige versie van een storyboard. In twee tot vier pagina’s word uitvoerig genoteerd wat de inhoud van een bepaalde sectie of hoofdstuk wordt. Onderdelen zijn:

  • Informatie voor de schrijver: aanvraag referentie, wat moet er beantwoord worden, indeling van de tekst, op te nemen strategie, hoe wordt geëvalueerd, referentie naar andere offerte onderdelen, hoeveel pagina’s
  • Beschrijving van de aanbieding: hot en less-hot buttons, hoe gerealiseerd, trade-offs
  • Belangrijke uitingen: discriminators, ghosting, risico management, projectaanpak, relevante ervaring, vergelijkbare vorige projecten. Kernthema’s van je aanbieding
  • Illustraties: welk illustratie worden opgenomen en wat zijn de titels en beschrijvingen (action captions) erbij.

Offerte “under construction”

De informatie die je in storyboard of een Proposal Development Worksheet schrijft kun je ook direct in je offerte schrijven. Je kunt deze apart vormgeven door middel van tekst markeringen, of bijvoorbeeld in een afwijkend vormgegeven tabel/tabellen te zetten. Op deze manier heb je slechts één document die je aan de schrijvers geeft en wat in de loop van de tijd groeit van concept naar eindresultaat. Schrijvers kunnen afvinken of doorhalen wat er al beschreven is.

Mock-up

Een mock-up is de meest gedetailleerde vorm. Het is nog  een stap verder richting het vormgeven van de offerte.  Een mock-up houdt namelijk rekening met de bladvulling. Waar komen de illustraties, waar komt de tekst? Hoe groot? Een mock-up wordt daarom vooral gebruikt voor de management samenvatting of sectie samenvatting.

Welk middel kiezen

Dit hang voornamelijk af van je eigen voorkeur en de gebruiken van je bedrijf. Sommigen vinden mindmaps heerlijk om geheel nieuwe offertestructuren op te zetten, anderen gebruiken liever een groeiende “under construction” methode. Je hoeft natuurlijk niet alles op dezelfde manier te doen. Gebruik een Excel voor het grote overzicht en mock-ups voor detailinvulling van nieuwe delen. Gebruik ze zoals je handig lijkt.

Laat je schrijvers meedenken

Schrijf met je kernteam de offerte opzet, inclusief de strategie. Vraag vooral de schrijvers om mee te denken, aan te vullen of (detail)delen op zich te nemen. Hier willen ze meestal graag aan meewerken: wat je zelf hebt bedacht doe je liever dan wat een ander jou opdraagt…

Review je plan

Het plan wat er nu ligt, is dè basis voor het schrijven van je offerte. Dit zal ook uiteindelijk de basis worden voor reviews: heb je gedaan wat je gepland had?

 

Hoe plan jij het schrijven van je offerte?

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Blogstatistieken
  • 2.858 hits
Archief