APMP helpt je vooruit in je professie

Ik zit bij te praten bij de Bid Director. Over de order intake, de kwaliteit van offertes, hoe ver we zijn met offerte verbeteringen en hoe rustig het op dit moment is met aanvragen. Het is een slappe periode.  Ik vraag hem: is er nu capaciteit over om aan standaard teksten te werken? Onze producten zijn namelijk erg modulair opgebouwd en elke module krijgt in de offerte een korte productbeschrijving. Elke keer opnieuw. Tijd om hier iets aan te gaan doen!

Slappe periode gebruiken om agile de teksten te ontwikkelen

In mijn vorige baan weet ik nog dat we tijdens een dergelijke slappe periode grootse verbeteringen hebben doorgevoerd in het standaardiseren van product beschrijvingen. Ook omdat er op dat moment nieuwe modules werden bijgebouwd die ook hun beschrijving  moesten krijgen. Terwijl de software afdeling bezig was met het produceren van deze (software) modules, liepen de proposal managers en schrijvers daar gelijk mee op. Zelfs op het vlak van werkmethode: beiden gebruikten de agile ontwikkelmethode en het scrum framewerk. Dit bleek een geweldige manier te zijn om de beschrijving en het feitelijke product één-op-één bij elkaar te houden.

Binnen deze methode heeft ook iemand de rol van product eigenaar: dit is degene die de klant ìs of de klant vertegenwoordigd. Hiermee voerden de schrijvers intensieve discussies: over het “waarom” van het product, welk probleem wordt opgelost, of bijvoorbeeld de naam ervan wel de lading dekt… Zelfs voor bestaande producten werden deze discussies soms nog gevoerd. Als je de klant centraal stelt in je offerte dan moet je juist deze vragen goed kunnen beantwoorden.

Op deze manier combineerden we de product beschrijving met de offerte tekst: het was gewoon hetzelfde. De tekst ging in beheer bij de software afdeling, maar was geschreven door offerte schrijvers! Zo waren we ook zeker ervan dat bij updates van het product ook de beschrijving meegenomen zou worden.

Een goed benutte slappe periode kan je veel voordeel leveren voor de komende drukke tijd.

Slappe periode: houd je mensen binnen boord

Je had je mensen natuurlijk ook kunnen uitlenen aan andere afdeling. Nog erger zou zijn als je schrijvers naar een andere baan op zoek gaan vanwege deze slappe periode. Maar als je je deze investering kunt veroorloven dat moet je dat zeker doen. Hij verdient zich later echt dubbel en dwars terug! Bovendien houd je je mensen “binnen boord” en zijn ze met werk bezig waar ze zelf later profijt van hebben.

Ik vertel het verhaal aan de Bid Director. Hij kijkt me nog wat zorgelijk aan. De paar offertes die onder handen zijn, zijn wel belangrijk en er werken dus veel mensen aan. Er is eigenlijk niet zoveel capaciteit over. Ik denk: een kwestie van prioriteiten stellen, al hebben offertes natuurlijk wel een hoge prioriteit. Twee personen laten werken aan tekst standaardisatie kan al wonderen verrichten.

Een goed benutte slappe tijd kan je veel voordeel opleveren op het moment dat het weer druk is en niemand tijd heeft voor algemeen offerte werk.

Heb jij wel eens een slappe periode doorgemaakt en hoe heb je deze toen benut?

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Blogstatistieken
  • 2.858 hits
Archief