APMP helpt je vooruit in je professie

“De offerte was al bijna de deur uit, ik kon nog net ingrijpen!”. De Bid Director is duidelijk geëmotioneerd en dit verbaast me niet. Er is een grove fout gemaakt en maar net op tijd ontdekt. Ik vraag of de offerte gereviewed was en hij kijkt me een beetje beschaamd aan. “Ja dat had wel moeten gebeuren…”. Het wordt dus tijd om met hem eens over het offerteproces te praten.

Offerteproces

Nu werk ik bij een groot bedrijf dat dol is op processen. Er zijn processen voor alles: productie, logistiek, financiën, offertes, alles is vastgelegd in het proces referentie systeem. Het is bijna de bedrijfsgrondwet. Velen hebben een haat/liefde verhouding met het proces systeem. Aan de ene kant geeft het structuur, zorgt voor kwaliteit en best practices. Aan de andere kant is het soms een keurslijf, want te uitgebreid en niet alle situaties zijn te vangen in een proces beschrijving. Zo ook bij offertes maken.

Daarom is er een super-snel-licht-offerte-procesje in het leven geroepen. Je ziet de bui al hangen: bijna geen processtappen voorgeschreven. Alleen een go-nogo moment en een melding naar het management dat, zonder tegenbericht, de offerte over een paar uur verzonden wordt. Dat is wel erg kort door de bocht.

Snel een offerte gereed

Waarom deze manier van werken? Het blijkt dat de Sales Managers in een vroeg stadium met de klant willen meedenken en ideeën geven van mogelijkheden en prijzen. Vanzelfsprekend. Wij verkopen niet uit een catalogus en er moet daarom een mini-offerte gemaakt worden met een prijs.

Deze mini-offerte bestaat uit een korte beschrijving van de leveromvang en beslaat 10 tot 20 kantjes en een prijs indicatie. Er wordt niets gedaan om bij wereld van de klant aan te sluiten, en wat nog vervelender is: er is geen enkele verplichte review.

Eén review verplicht

Ik stel daarom als eerste voor om in ieder geval één review te verplichten en te zorgen dat er iemand is die dat kan doen. Dus: wijs twee mensen aan die onderling zorgen dat er altijd één voor deze taak beschikbaar is. Ik informeer ook naar een kwaliteitsmedewerker. Dit blijkt ook en teer punt: de kwaliteitsafdeling controleert alleen de gemaakte processtappen, maar niet de inhoudelijke aspecten. Daarom stel ik voor dat ze dit in ieder geval gaan monitoren en rapporteren: is deze enige maar belangrijke review gehouden?

Mini executive summary

Verder zou er toch enige aansluiting met de klant moeten zijn door middel van een mini Executive Summary. Dit hoeft voor zo’n offerte maar heel kort te zijn. Dit kan in de aanbiedingsbrief staan, of 1 pagina in de offerte beslaan. Laat dit maar door de Sales Manager schrijven: hij kent de klant het best!

Standaardiseren

Als laatste stel ik voor om zoveel mogelijk te standaardiseren. Een standaard inhoudsopgave, standard template, standaard technische beschrijvingen. Een bibliotheek met standaard plaatjes en een duidelijke disclaimer tekst erbij dat dit plaatje een typevoorbeeld is en niet de echte weergave van ons product. Ook de aanbiedingsbrief kan voor een deel gestandaardiseerd worden.

Opgelucht

Hier kan de Bid Director wel wat mee, zonder dat de snelheid eruit gehaald wordt. Standaardiseren kost wat inspanning, maar verdient zich snel terug.

Het gezicht van de Bid Director klaart al wat op.

 

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Blogstatistieken
  • 2.574 hits
Archief