APMP helpt je vooruit in je professie

Mijn collega, waarvan ik vorige keer al sprak, zit voor een leeg vel papier en zucht. De aanvraag is ontvangen en binnenstebuiten gekeerd. Alle eisen zijn tegen het licht gehouden en de leveromvang is duidelijk. Nu wordt het zaak om de eerste aanzet te geven tot de offerte.

Er zijn verschillende manieren om je offerte op te zetten. Een en ander hangt af van de omvang en de eisen van de klant op dat vlak. In ons geval heeft de klant geëist om een aantal mappen te leveren met een zekere inhoud. Zo van: “Map 1 bevat de Management Samenvatting en een overzicht van de leveromvang”. Verdere detaillering wordt aan ons overgelaten. Dat is fijn. Dat geeft houvast, maar ook nog genoeg vrijheid om één en ander naar eigen inzicht in te richten.  Waarom mijn college eigenlijk zit te zuchten, is dat hij niet goed weet hoe hij de schrijvers moet aansturen. Het grootste deel is technocraat en heeft geen kaas gegeten van offerte schrijven. Hoe maakt hij duidelijk wat en waarom iets geschreven moet worden. En: hoe richt je dat nu praktisch in?

Vier stappen

Als eerste aanzet heb ik hem het volgende stappenplan geadviseerd:

  1. Maak van de aanvraag een compliance matrix. Knip (figuurlijk) de aanvraag in stukjes en zet iedere paragraaf of, als dat beter uitkomt,  iedere zin onder elkaar in een spreadsheet
  2. Ga met je experts na of we iedere eis kunnen beantwoorden (compliancy). Zo niet: dan is er nog werk aan de winkel, òf je gaat de klant vertellen waarom je deze eis niet (of gedeeltelijk) vervult.
  3. Maak een inhoudsopgave voor je offerte. Hierbij moet je de wens van de klant volgen. Als die er niet is, kun je de inhoud naar eigen inzicht of gebruik inrichten. Zorg hierbij dat je de complete leveromvang kunt beschrijven. De APMP Body Of Knowledge geeft een goede werkwijze hiervoor: zie Content Plans. Deze Body Of Knowledge is alleen toegankelijk voor leden; toch maar eens APMP lid worden? 🙂
  4. Zet achter elke eis de referentie naar het deel van je offerte waar deze eis beantwoord wordt. Dit kan een hoofdstuknummer zijn of een referentie naar een lager niveau. Als je goed met een spreadsheet programma kunt omgaan, kun je nu sorteren op de inhoudsopgave van de aanvraag of die van je aanbieding. Handig!

Als je dit gebruikt om je offerte te schrijven, krijg je een offerte waarin alle eisen van de klant worden behandeld en alle onderdelen van je leveromvang worden beschreven. Ook weet iedereen aan welke eisen we al dan niet voldoen.

Deze 4 stappen zijn niet genoeg

Dit is een werkwijze die door menig bedrijf gevolgd wordt. Echter: dit levert meestal geen winnende offerte op. Daarvoor is meer nodig: we moeten de winstrategie nog toevoegen! Maar daarover de volgende keer meer.

One Response to Vier stappen als aanzet tot je offerte

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Blogstatistieken
  • 2.574 hits
Archief